SOP-LOG-02: Gestión de Pedidos a Distribuidora Mayorista
Este Procedimiento Operativo Estándar (SOP) define la sistemática y los horarios obligatorios para acumular las faltas del inventario en terminales y realizar la transmisión de pedidos a los distribuidores mayoristas de la farmacia para asegurar un suministro continuo del stock.
1. Objetivo y Alcance
- Objetivo: Garantizar el abastecimiento ágil de los productos agotados o solicitados por clientes (encargos) sin provocar rupturas de inventario.
- Alcance: Aplica a todo el personal técnico de la farmacia que asista al mostrador o realice tareas de reposición.
2. Horarios Críticos de Transmisión de Pedidos
Para asegurar la llegada de la mercancía en los repartos del transportista diario, se establecen dos ventanas horarias estrictas de envío de faltas:
| Turno de Pedido | Hora Límite de Envío | Entrega Esperada |
|---|---|---|
| Pedido del Mediodía | 13:00 h | Mismo día por la tarde (16:30 h - 17:00 h) |
| Último Pedido de la Tarde | 20:00 h | Siguiente día por la mañana (08:30 h - 09:00 h) |
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Regla de Envío Puntual
El responsable del mostrador en el turno correspondiente debe detener cualquier tarea administrativa a las 12:50 h y 19:50 h respectively para revisar y transmitir las faltas acumuladas en Farmatic. Una transmisión fuera de hora causará retrasos en la llegada de encargos urgentes de pacientes.
3. Pasos del Procedimiento de Pedido
Paso 3.1: Registro Continuo de Faltas (Durante la dispensación)
- Al realizar una venta, si detectas que el stock en el lineal o cajón llega a cero o que el sistema Farmatic indica un descuadre físico, registra inmediatamente el Código Nacional en el listado de “Faltas” del programa.
- Si un cliente solicita un producto que no está en stock y acepta encargarlo, regístralo bajo el código especial de “Encargo de Cliente”, asociando su nombre y número de teléfono móvil.
Paso 3.2: Consolidación y Depuración del Pedido
Antes de transmitir, el técnico responsable realizará la depuración informática:
- Revisa que no haya productos duplicados de laboratorios directos.
- Comprueba si los encargos urgentes tienen el flag de prioridad activado.
- Verifica el stock en el canal del Robot Dispensador para no pedir artículos que el robot tenga almacenados pero no hayan sido colocados en el lineal físico.
Paso 3.3: Transmisión al Mayorista Principal
- Envía la propuesta de pedido al almacén mayorista de cabecera a través del canal telemático de Farmatic.
- En caso de faltas en el distribuidor principal, el sistema derivará automáticamente las líneas restantes al mayorista secundario de apoyo.
- Imprime y archiva el comprobante de envío en la bandeja de “Pedidos en Tránsito”.