SOP-LOG-01: Recepción y Registro de Pedidos Directos
Este Procedimiento Operativo Estándar (SOP) formaliza los pasos obligatorios para procesar la entrada de mercancía directa de laboratorios con el fin de garantizar la integridad del inventario, la correcta rotación del stock y la coherencia de precios en el sistema de gestión Farmatic.
1. Objetivo y Alcance
- Objetivo: Asegurar un registro correcto del stock entrante, mantener los precios del mostrador al día y garantizar la rotación correcta de productos para evitar caducidades.
- Alcance: Aplica a todo el personal técnico de la farmacia implicado en la recepción física de mercancías y entrada de albaranes.
2. Fase Operativa: Repaso Físico y Marcación de Albarán
Paso 2.1: Verificación de Bultos y Albarán Físico
- Comprueba que el número de cajas recibidas coincide con el albarán de entrega del transportista.
- Abre los bultos y comprueba producto por producto contra el albarán detallado del laboratorio.
Paso 2.2: Marcación Física del Albarán
- Anotación de CN y Caducidad: Revisa cada unidad y escribe a mano en el albarán físico el Código Nacional (CN) y la fecha de caducidad del lote recibido. Esta regla es obligatoria para garantizar la trazabilidad física antes del registro.
Paso 2.3: Asociación de Códigos de Barras y Gestión de Packs
- Pasa el escáner del mostrador sobre el código de barras del producto. Confirma que el sistema Farmatic lee el CN correspondiente.
- Packs Promocionales con Regalo:
- Los packs promocionales se deben ingresar bajo el CN del producto de venta principal.
- ¡IMPORTANTE! Si llega un formato de pack nuevo, comprueba en el sistema si ya existía un código creado previamente en campañas anteriores. Solo en última instancia y si no hay historial previo se procederá a crear un código nuevo.
Paso 2.4: Rotación de Stock (Criterio FEFO)
- First Expired, First Out: Compara la fecha de caducidad de la mercancía nueva con la que ya está a la venta.
- Ubicación: Coloca los envases con caducidad más temprana en la parte delantera de la estantería o cajón, y los nuevos detrás.
Paso 2.5: Retiquetado de Precios
- Comprueba si el PVP (Precio de Venta al Público) que arroja el albarán coincide con el del lineal.
- Si el precio ha variado, imprime la nueva etiqueta de precios, retira la etiqueta antigua del lineal de inmediato y coloca la nueva.
3. Fase Informática: Entrada en Farmatic y Discrepancias
Al ingresar el albarán en el programa Farmatic, se deben seguir estrictamente las siguientes directrices de control de calidad comercial:
Paso 3.1: Respeto a los Descuentos y PUC
- No alteres los porcentajes de descuento: No modifiques los descuentos en la ficha de entrada para intentar hacer cuadrar el Precio Unitario de Compra (PUC) de forma artificial.
- Anotación de Ajustes: Si es necesario realizar alguna modificación puntual por un error evidente del laboratorio, anota el motivo detallado de la modificación a mano en el albarán físico.
Paso 3.2: Protocolo ante Pedidos no Generados
- Si al intentar ingresar un albarán directo detectas que el pedido no está previamente generado en Farmatic:
- Detén la entrada.
- Informa de inmediato a la Coordinadora (Vanessa).
- No registres el pedido desde cero hasta confirmar que no es un envío erróneo, duplicado o una incidencia del proveedor.