Manual de Organización y Puestos de Trabajo (DPTs)

Este manual define la estructura organizativa de la farmacia, la jerarquía de reporte del equipo y las fichas formales de Descripción de Puesto de Trabajo (DPT) para cada perfil operativo de forma interactiva.

Estructura y Jerarquía de Reporte

El equipo está conformado por 7 personas organizadas bajo la siguiente estructura de responsabilidades y flujo de reporte:

                  ┌───────────────────────────────┐
                  │     Farmacéutico Titular      │
                  └───────────────┬───────────────┘
                                  │
                  ┌───────────────▼───────────────┐
                  │     Vanessa (Coordinadora)    │
                  └───────────────┬───────────────┘
                                  │
         ┌────────────────────────┴────────────────────────┐
         │                                                 │
 ┌────────▼────────┐                               ┌────────▼────────┐
 │     Turon       │                               │    Técnicos     │
 │(Farmacéutica Adj)│                               │ (Anabel/Mary/   │
 └─────────────────┘                               │  Anna/Cristina) │
                                                   └─────────────────┘

Farmacéutico Titular: Dirección estratégica, económica y compras.
Vanessa (Coordinadora): Dirección técnica del laboratorio, marketing, revisión de facturas, supervisión de seguros y supervisión operativa general.
Turon (Farmacéutica Adjunta): Apoyo en guardia, estupefacientes y validación de recetas de seguros.
Técnicos de Zona: Logística, reposición, cobro y atención farmacéutica directa en mostrador.

Fichas DPT Interactivas del Personal

Haz clic sobre cada responsable para desplegar su ficha DPT completa:

1. Farmacéutico Titular

Información General

Supervisa a: Farmacéutica Adjunta Coordinadora (Vanessa) y, de forma indirecta, a todo el equipo de la farmacia.
Misión del Puesto: Definir la dirección estratégica y comercial del negocio, garantizar la solvencia económica y rentabilidad de la farmacia, y coordinar el ciclo global de compras mayores con laboratorios y distribuidores.

Responsabilidades Clave

Dirección Estratégica: Planificación del crecimiento a largo plazo, establecimiento de alianzas comerciales y representación institucional ante Sanidad y Colegios Profesionales.
Gestión Económica: Control de presupuestos generales, análisis de balances, control de costes operativos y optimización de márgenes de beneficio.
Gestión de Compras: Negociación directa de condiciones comerciales a gran escala, compras directas a laboratorios y acuerdos de distribución mayorista.
Representación Legal: Firma y cumplimiento normativo ante administraciones públicas y entidades sanitarias.

Competencias Requeridas

Técnicas: Dirección financiera y análisis de negocio, negociación comercial de alto nivel y legislación farmacéutica aplicable.
Blandas: Liderazgo transformacional, visión estratégica, toma de decisiones críticas y capacidad de negociación.

KPIs de Desempeño

Rentabilidad del Negocio: Cumplimiento del margen de rentabilidad neto anual establecido en el plan estratégico.
Eficiencia en Compras: Reducción del coste de adquisición promedio de stock en comparación con el periodo anterior.

2. Vanessa — Farmacéutica Adjunta Coordinadora

Información General

Reporta a: Farmacéutico Titular.
Supervisa a: Farmacéutica Adjunta y Técnicos en Farmacia.
Misión del Puesto: Garantizar la dirección técnica del laboratorio, el diseño y ejecución de la estrategia de marketing, el control administrativo de facturas y la supervisión del cumplimiento normativo de seguros y del funcionamiento operativo de la farmacia.

Responsabilidades Clave

Dirección de Equipo: Coordinación de turnos, distribución de tareas y resolución de incidencias operativas de primer nivel.
Área Clínica y Técnica: Elaboración, control y registro de Fórmulas Magistrales en Laboratorio (exclusivo). Control de vacunas y mantenimiento de la cadena de frío.
Marketing y Visual: Planificación, diseño y montaje del escaparate, mesas de temporada, lineales destacados y gestión de contenidos para redes sociales corporativas.
Revisión de Facturas: Verificación y control administrativo de las facturas de proveedores contra albaranes recibidos para evitar descuadres de facturación.
Supervisión de Seguros: Validación final de las recetas de seguros médicos, mutuas y cupones de facturación de recetas públicas.
Supervisión Operativa: Coordinación diaria y control de calidad operativa general de la farmacia.
Control de Caja: Gestión de arqueos diarios y dotación de cambio en el sistema Cashlogy.

Competencias Requeridas

Técnicas: Dominio avanzado de Farmatic, formulación magistral, marketing y visual merchandising farmacéutico, y facturación administrativa de recetas de seguros.
Blandas: Liderazgo organizativo, comunicación asertiva, gestión del tiempo y rigurosidad en control administrativo.

KPIs de Desempeño

Resolución de Incidencias: Menos de 24 horas de retraso en la resolución de incidencias operativas.
Calidad en Laboratorio: Margen de error cero (0%) en la formulación y entrega de fórmulas magistrales.
Control de Facturas y Seguros: Cero (0%) descuadres en las revisiones de facturas de proveedores y validaciones de recetas mensuales.

3. Anabel — Técnico de Zona 1 (Caducidades e Inventario)

Información General

Reporta a: Farmacéutica Adjunta Coordinadora.
Misión del Puesto: Asegurar la correcta gestión del inventario y la rotación de stock, liderando el control de caducidades críticas a nivel general y del Robot de dispensación.

Responsabilidades Clave

Custodia de Zonas: Mantenimiento, reposición y control de precios de las categorías asignadas (Ibuprofenos, cajones de mostrador, Herpes, Íntimo, Cabello y Atopia).
Control de Caducidades: Liderazgo del protocolo de caducidades del Robot y consolidación de los listados de caducidades críticas mensuales de toda la farmacia.
SPD: Captación de pacientes para Sistemas Personalizados de Dosificación (SPD) y distribución controlada.
Sistemas y Copias: Realización y verificación diaria de la copia de seguridad del servidor del programa de gestión.
Seguridad Ambiental: Control diario y registro de la temperatura de la nevera de medicamentos y laboratorio.
Encargos: Limpieza y vaciado periódico de la estantería de encargos de clientes.

Competencias Requeridas

Técnicas: Gestión de bases de datos en Farmatic, control de inventarios y gestión de herramientas del robot de dispensación.
Blandas: Orientación al detalle, rigurosidad, proactividad y planificación.

KPIs de Desempeño

Control de Caducidades: Cero (0%) productos caducados en estanterías o robot (detección con 6 meses de antelación).
Seguridad del Sistema: Registro diario del 100% de las copias de seguridad antes del cierre de caja.
Registro de Temperatura: Cumplimiento estricto del registro de temperatura diaria (nevera y laboratorio) sin omisiones mensuales.

4. Turon — Farmacéutica Adjunta (Medicamentos Especiales y Soporte Clínico)

Información General

Reporta a: Farmacéutica Adjunta Coordinadora.
Misión del Puesto: Coordinar la custodia segura y registro de Medicamentos de Especial Control, y dar soporte clínico en mostrador, recetas y guardias.

Responsabilidades Clave

Medicamentos de Control Especial: Control, registro de entradas y salidas, y custodia de Estupefacientes y Psicótropos, asegurando la firma en el Libro Recetario oficial.
Pedidos Clínicos: Gestión de compras de reactivos y materiales a ROCHE (sistemas Cobas de lípidos/glucosa), respetando el protocolo de anotación en la caja vieja.
Atención al Cliente Digital: Gestión activa del WhatsApp corporativo para encargos y consultas clínicas (en coordinación con Mary).
Recetas: Segunda validación sistemática de recetas de seguros y archivo ordenado de recetas.
Apoyo en Guardia: Soporte directo en mostrador al titular durante los turnos de guardia establecidos.
Organización de Almacén: Ordenación, limpieza y clasificación lógica del stock en el almacén físico de la farmacia.

Competencias Requeridas

Técnicas: Registro oficial en Libro Recetario, normativa legal sobre estupefacientes, validación de recetas de seguros y gestión logística básica.
Blandas: Responsabilidad legal, orden y limpieza, y agilidad en soporte digital clínico.

KPIs de Desempeño

Registro de Estupefacientes: Cero (0%) descuadres entre el stock físico de estupefacientes y el registro en el Libro Recetario.
Control WhatsApp: Tiempo de respuesta a mensajes de clientes menor a 20 minutos durante el horario de apertura.
Seguridad de Recetas: Cero incidencias en la validación mensual de recetas de seguros.

5. Mary — Técnico de Zona 2 (Agenda y Atención Digital)

Información General

Reporta a: Farmacéutica Adjunta Coordinadora.
Misión del Puesto: Liderar la agenda de servicios profesionales de la farmacia, la atención al WhatsApp de clientes y la gestión de la exposición externa de la parafarmacia.

Responsabilidades Clave

Custodia de Zonas: Mantenimiento, reposición y control de precios de las categorías asignadas (Boca, cepillos, Clorhexidina y expositores externos como góndolas, caramelos, aguas, tés y maquillaje).
Recetas: Segunda validación sistemática de recetas de seguros.
Atención al Cliente Digital: Gestión activa del WhatsApp corporativo para encargos y consultas (en coordinación con Turon).
Servicios Especiales: Planificación de la agenda de citas del servicio de nutrición y coordinación/avisos a la Nutricionista.
Planificación Horaria: Gestión del cuadrante físico y control del cuadrante de guardias del equipo.

Competencias Requeridas

Técnicas: Gestión de agendas electrónicas, validación de recetas de seguros y técnicas de escaparatismo/merchandising básico de parafarmacia.
Blandas: Habilidades de comunicación escrita, simpatía y empatía comercial, y rigurosidad en la planificación del tiempo.

KPIs de Desempeño

Ocupación de Servicios: Tasa de ocupación del servicio de nutrición por encima del 80% de las plazas ofertadas.
Control WhatsApp: Tiempo de respuesta a mensajes de clientes menor a 20 minutos durante el horario de apertura.
Mantenimiento de Góndolas: Cero faltas de stock en los expositores externos antes de las 10:00 h y reposición tras el mediodía.

6. Anna — Técnico de Zona 3 (Ortopedia y Pediatría)

Información General

Reporta a: Farmacéutica Adjunta Coordinadora.
Misión del Puesto: Supervisar la correcta exposición, inventariado y consejo en las áreas de ortopedia, pediatría e higiene corporal.

Responsabilidades Clave

Custodia de Zonas: Mantenimiento, reposición y control de precios de las categorías asignadas (Ojos, Corporal, Ortopedia y Bebés).
Recetas Privadas: Clasificación, ordenación y archivo cronológico de las recetas privadas de la farmacia.
Proveedores Especiales: Gestión de pedidos, incidencias y comunicación directa con el laboratorio capilar RUEBER.

Competencias Requeridas

Técnicas: Conocimientos básicos de ortopedia menor, puericultura y control de la normativa de recetas privadas.
Blandas: Paciencia, meticulosidad y orientación a la ayuda al paciente mayor.

KPIs de Desempeño

Orden de Recetario Privado: Cero (0%) recetas privadas extraviadas o archivadas fuera de su orden mensual correspondiente.
Inventario Pediatría: Cero rupturas de stock de leches infantiles y papillas de alta demanda de la zona asignada.

7. Cristina — Técnico de Zona 4 (SIGRE y Natural)

Información General

Reporta a: Farmacéutica Adjunta Coordinadora.
Misión del Puesto: Garantizar el orden del área de fitoterapia y medicamentos naturales, y coordinar el punto de reciclaje de residuos farmacéuticos.

Responsabilidades Clave

Custodia de Zonas: Mantenimiento, reposición y control de precios de las categorías asignadas (Esparadrapos, armarios de Gasas/Orina, área Natural + Probióticos, Tiritas/Apósitos y Vitaminas).
Punto SIGRE: Gestión integral del punto de reciclaje (vaciado regular, empaquetado seguro en bolsas homologadas, y aviso para la retirada oficial).

Competencias Requeridas

Técnicas: Conocimientos en fitoterapia, suplementación nutricional y normativa de gestión de residuos sanitarios de la farmacia.
Blandas: Conciencia ambiental, proactividad comercial y meticulosidad.

KPIs de Desempeño

Gestión del Punto SIGRE: Vaciado sistemático del contenedor una vez al día para evitar desbordes y acumulación visible al público.
Rotación de Natural: Tasa de rotación del área de probióticos y vitaminas optimizada, evitando caducidades tempranas.